İSG-Katip 2.0 Rehberi: Atamadan Eğitim Kaydına Tüm Süreçler

İSG-Katip 2.0 Nedir?

İSG-Katip, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) tarafından geliştirilen ve iş sağlığı ile güvenliği hizmetlerinin elektronik ortamda takip edildiği resmi bir bilgi sistemidir. 2012 yılında 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile birlikte hayatımıza giren bu sistem, 2024 yılı itibarıyla İSG-Katip 2.0 sürümüne güncellenmiştir. Yeni sürüm, kullanıcı deneyimini iyileştiren arayüz değişiklikleri, süreç optimizasyonları ve yeni modüllerle birlikte gelmektedir.

İSG-Katip 2.0, işverenlerin İSG yükümlülüklerini yerine getirmelerini kolaylaştıran bir platform olarak tasarlanmıştır. Uzman ve hekim atamalarından sözleşme yüklemelerine, eğitim kayıtlarından risk değerlendirme dokümanlarına kadar birçok işlem bu sistem üzerinden yürütülmektedir. Sistem, işverenlerin ve İSG hizmeti veren kuruluşların (-OSGB'ler, serbest uzmanlar, işyeri hekimleri) iletişimini ve işbirliğini güçlendirmeyi amaçlamaktadır.

İSG-Katip 2.0'ın en önemli özelliklerinden biri, tüm İSG süreçlerinin tek bir platformda toplanmasıdır. Bu sayede işverenler, farklı sistemler ve formlar arasında mekik dokumak zorunda kalmadan tüm işlemlerini kolayca yönetebilmektedir. Sistemin güncel tutulması ve düzenli olarak kontrol edilmesi, işverenin yasal uyumluluğunu sağlamak için büyük önem taşımaktadır.

İSG-Katip 2.0'a Nasıl Giriş Yapılır?

İSG-Katip 2.0'a giriş yapmak için öncelikle bir e-devlet şifresine veya mobil imza/e-imza sahip olmanız gerekmektedir. Sisteme giriş, SGK'nın resmi web sitesi üzerinden veya doğrudan İSG-Katip platformu aracılığıyla yapılabilmektedir. İşverenler, kendi T.C. kimlik numaraları ve şifreleriyle sisteme giriş yapabilirken, OSGB temsilcileri ise kurumsal hesaplarıyla sisteme erişebilmektedir.

Sisteme ilk giriş yapıldığında, işverenin profil bilgileri otomatik olarak yüklenmektedir. Ancak, profil bilgilerinin doğruluğunu kontrol etmek ve gerekli güncellemeleri yapmak önemlidir. İşyeri adresi, iletişim bilgileri, faaliyet kodu ve tehlike sınıfı gibi bilgilerin güncel olması, sonraki süreçlerde yaşanabilecek sorunların önüne geçecektir. Tehlike sınıfı bilgisinin yanlış olması, uzman atamasında sorunlara yol açabilmektedir.

Giriş yapıldıktan sonra ana ekranda şirketinize ait özet bilgiler görüntülenmektedir. Aktif uzman ve hekim atamaları, sözleşme durumları, eğitim kayıtları, risk değerlendirme durumu ve periyodik kontrol takvimi gibi bilgiler bu ekranda yer almaktadır. Eksik veya hatalı bilgiler sistem tarafından otomatik olarak uyarı ile belirtilmektedir.

Uzman ve Hekim Atama İşlemi

İSG-Katip 2.0'da uzman ve hekim ataması yapmak, işverenlerin en sık gerçekleştirdiği işlemlerden biridir. Bu işlem, işyerinin tehlike sınıfına ve çalışan sayısına göre belirlenen zorunluluklara göre yapılmaktadır.

Atama işlemi şu adımları izler: Önce sözleşme yüklemesi yapılmalıdır. OSGB ile imzalanan sözleşme, sisteme yüklenmelidir. Sözleşme yükleme işlemi, OSGB tarafından yapılabildiği gibi işveren tarafından da yapılabilmektedir. Sözleşme bilgilerinde hizmet süresi, hizmet alanları, uzman bilgileri ve ücret bilgileri yer almaktadır.

Sözleşme yüklendikten sonra uzman atama işlemi gerçekleştirilir. İşyerinin tehlike sınıfına uygun uzman sınıfı (A, B veya C) seçilmeli ve atama talebi oluşturulmalıdır. Uzman atamasında dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, uzman sınıfının tehlike sınıfıyla uyumlu olmasıdır. Örneğin, çok tehlikeli bir işyerinde C sınıfı uzman görevlendirilemez; bu durumda A sınıfı uzman görevlendirilmelidir. Tehlikeli işyerleri için A veya B sınıfı, az tehlikeli işyerleri için ise A, B veya C sınıfı uzman görevlendirilebilir.

İş yeri hekimi ataması da benzer şekilde gerçekleştirilir. İşyerinin çalışan sayısına göre hekim hizmetinin süresi belirlenir. 50'den fazla çalışanı olan tehlikeli işyerlerinde tam zamanlı hekim görevlendirilmesi gerekir. Hekim ataması SGK onayı sonrası yasal süreler başlar. SGK onay süresi genellikle 1-3 iş günüdür. Onay sonrası uzmanın işe başlama tarihi sisteme kaydedilmelidir.

Atama işlemi tamamlandıktan sonra, uzmanın işyerinde bulunma süresi, görevleri ve sorumlulukları SGK tarafından takip edilmektedir. Uzmanın değişiklik talepleri (görevden ayrılma, yeniden atama gibi) de İSG-Katip üzerinden yapılmaktadır. Bu tür değişikliklerin zamanında yapılması, yasal uyumsuzluk riskini önlemektedir.

Sözleşme Yükleme İşlemi

İSG-Katip 2.0'da sözleşme yükleme, uzman ve hekim atamasının ön koşuludur. OSGB ile imzalanmış olan hizmet sözleşmesi, sisteme dijital olarak yüklenmelidir. Sözleşme yükleme işlemi, OSGB tarafından yapılabildiği gibi işveren tarafından da gerçekleştirilebilmektedir.

Sözleşmede bulunması gereken temel bilgiler şunlardır: Sözleşme tarafları (işveren ve OSGB), sözleşme süresi, hizmetin kapsamı (uzman, hekim, eğitim, risk değerlendirmesi gibi), ücret bilgileri ve imza tarihleri. Sözleşme süresinin bitimine belirli bir süre kala, yenileme işleminin yapılması gerekmektedir. Sözleşme süresinin dolması halinde uzman ataması otomatik olarak askıya alınabilmektedir.

Sözleşme yükleme sonrası SGK tarafından bir değerlendirme yapılır. Bu değerlendirmede sözleşme bilgilerinin doğruluğu, uzman ve hekim yeterlilikleri ve hizmet kapsamı kontrol edilir. Değerlendirme sonucunda sözleşme onaylanabilir veya eksikliklerin giderilmesi için geri gönderilebilir. Geri gönderilen sözleşmelerde belirtilen eksikliklerin 15 iş günü içinde giderilmesi gerekmektedir.

Sözleşme yükleme işleminde sık karşılaşılan sorunlardan biri, sözleşme tarihlerinin tutarsız olmasıdır. Sözleşme başlangıç tarihinin, uzmanın işe başlama tarihinden önce olması veya sözleşme bitiş tarihinin geçmiş olması gibi durumlar sistema hata olarak yansımaktadır. Bu tür sorunların önüne geçmek için sözleşme bilgilerinin dikkatli bir şekilde girilmesi önerilmektedir.

Eğitim Kayıtları ve Takibi

İSG-Katip 2.0'da eğitim kayıtları, işverenin yerine getirmesi gereken en önemli yükümlülüklerden biridir. 6331 sayılı kanun gereği, işverenler çalışanlarına iş sağlığı ve güvenliği konusunda eğitim vermekle yükümlüdür ve bu eğitimlerin kayıtları İSG-Katip sistemine girilmelidir.

Eğitim kayıtlarında bulunması gereken bilgiler şunlardır: Eğitim türü (işe başlama eğitimi, değişim eğitimi, yenileme eğitimi, özel eğitim vb.), eğitim tarihi, eğitim süresi, eğitmen bilgisi (adı, soyadı, uzmanlık alanı, sertifika numarası), eğitim içeriği (konu başlıkları, program) ve katılımcı listesi (T.C. kimlik numaraları, adı soyadı, imza).

Eğitim kayıtlarının sisteme yüklenmesi, eğitim tarihinden itibaren belirli bir süre içinde yapılmalıdır. Geç yüklenen kayıtlar denetimlerde sorun yaratabilmektedir. Eğitim kayıtlarının eksiksiz ve doğru olması büyük önem taşımaktadır. Katılımcı listesinde imzası bulunmayan bir çalışanın eğitimi alınmış sayılmamaktadır.

İSG-Katip 2.0'da eğitim kayıtları modülü, işverenlerin eğitim süreçlerini kolayca yönetmelerini sağlamaktadır. Toplu eğitim yükleme, eğitim planlama ve takip, otomatik hatırlatma gibi özellikler, eğitim yönetimini kolaylaştırmaktadır. Eğitim kayıtlarının düzenli olarak kontrol edilmesi ve güncel tutulması önerilmektedir.

Eğitim türlerine göre süre zorunlulukları da bulunmaktadır. İşe başlama eğitimi en az 16 saat, değişim eğitimleri en az 8 saat, yenileme eğitimleri ise tehlike sınıfına göre farklı sürelerde yapılmalıdır. Bu sürelerin altında kalan eğitimler yeterli kabul edilmemektedir. Eğitim sürelerinin de İSG-Katip'e doğru bir şekilde girilmesi gerekmektedir.

Risk Değerlendirmesi Yükleme

İSG-Katip 2.0'da risk değerlendirmesi dokümanlarının sisteme yüklenmesi, işverenin yerine getirmesi gereken bir diğer önemli yükümlülüktür. Risk değerlendirmesi, işyerindeki tehlikelerin belirlenmesi ve risklerin değerlendirilmesi sürecini kapsayan kapsamlı bir dokümandır.

Risk değerlendirme dokümanı, iş güvenliği uzmanı tarafından hazırlanmalı ve işveren tarafından onaylandıktan sonra İSG-Katip sistemine yüklenmelidir. Dokümanda bulunması gereken temel bölümler şunlardır: Risk değerlendirmesi yapılan işyerinin tanımı ve kapsamı, değerlendirme tarihi ve süresi, değerlendirme ekibi (uzman, hekim, çalışan temsilcisi), tehlike listesi ve risk skorları, alınan kontrol tedbirleri ve takip planı.

Risk değerlendirmesi dokümanının sisteme yüklenmesi, risk değerlendirmesinin yapıldığı tarihten itibaren belirli bir süre içinde yapılmalıdır. Yüklenmeyen risk değerlendirmeleri denetimlerde eksiklik olarak raporlanmaktadır. Risk değerlendirmesinin periyodik olarak güncellenmesi ve her güncelleme sonrası yeni versionun sisteme yüklenmesi gerekmektedir.

İSG-Katip 2.0'da risk değerlendirme yükleme işlemi oldukça kolaylaştırılmıştır. PDF formatında doküman yükleme imkanı sunulmakla birlikte, bazı işyerleri için online risk değerlendirme modülü de kullanılabilmektedir. Yüklenen dokümanın okunabilir ve eksiksiz olması büyük önem taşımaktadır. Okunmayan veya eksik sayfaları olan dokümanlar SGK tarafından reddedilebilmektedir.

Periyodik Kontrol Takibi

İSG-Katip 2.0'da periyodik kontrollerin takibi de önemli bir modüldür. İş ekipmanlarının periyodik kontrolleri, elektrik tesisatı kontrolleri, asansör bakımları, yangın söndürücü kontrolleri gibi birçok periyodik kontrol bu sistem üzerinden takip edilebilmektedir.

Periyodik kontrol takibi, kontrol tarihlerinin sisteme girilmesi ve bir sonraki kontrol tarihi için otomatik hatırlatma alınması şeklinde çalışmaktadır. Bu özellik, kontrol sürelerinin kaçırılmasını önlemektedir. Kontrol sürelerinin kaçırılması hem yasal uyumsuzluk hem de güvenlik riski oluşturmaktadır.

Periyodik kontrol kayıtlarında bulunması gereken bilgiler şunlardır: Kontrol türü, kontrol tarihi, kontrolü yapan kuruluş bilgisi, kontrol sonuçları, bir sonraki kontrol tarihi ve varsa düzeltici faaliyetler. Bu bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde girilmesi gerekmektedir.

İSG-Katip 2.0'ın periyodik kontrol takibi modülü, işverenlerin kontrol takvimlerini görsel olarak görmelerini ve planlama yapmalarını sağlamaktadır. Takvim görünümü, yaklaşan kontrolleri ve geciken kontrolleri renk kodlarıyla göstermektedir. Bu özellik, kontrol süreçlerinin daha verimli yönetilmesine katkıda bulunmaktadır.

Sık Karşılaşılan Hatalar ve Çözümleri

İSG-Katip 2.0 kullanımı sırasında işverenlerin sıkça karşılaştığı hatalar ve bunların çözümleri şunlardır:

Uzman sınıfının tehlike sınıfıyla uyumsuz olması: En sık karşılaşılan hatalardan biridir. Çözüm: İşyerinizin güncel tehlike sınıfını SGK'dan teyit edin ve buna uygun uzman sınıfı seçin. Tehlike sınıfı değişikliği yapıldığında uzman atamasının da güncellenmesi gerekir.

Sözleşme bitiş tarihinin uzatılmasının ihmal edilmesi: Sözleşme süresinin dolması halinde uzman ataması askıya alınabilmektedir. Çözüm: Sözleşme bitiminden en az 1 ay önce yenileme işlemini başlatın. OSGB'nizle iletişime geçerek yeni sözleşme düzenletin.

Eğitim kayıtlarının süre içinde yüklenmemesi: Eğitim tarihinden sonra belirli bir süre içinde kayıtların sisteme girilmesi gerekmektedir. Çözüm: Eğitimlerden hemen sonra kayıtları sisteme girin. Toplu yükleme özelliği sayesinde birden fazla eğitimi aynı anda yükleyebilirsiniz.

Risk değerlendirme dokümanının eksik yüklenmesi: Okunmayan, eksik sayfaları olan veya imzasız dokümanlar SGK tarafından reddedilmektedir. Çözüm: Dokümanı yüklemeden önce eksiksiz ve okunabilir olduğundan emin olun. Tüm sayfaların tam olması ve uzman imzasının bulunması gerekmektedir.

Periyodik kontrol tarihlerinin kaçırılması: Kontrol sürelerinin geçmesi hem ceza hem de güvenlik riski oluşturmaktadır. Çözüm: Periyodik kontrol takvimini oluşturun ve hatırlatmaları aktif edin. Yaklaşan kontrolleri takip edin.

Bildirim eksiklikleri: İş kazası ve meslek hastalığı bildirimlerinin 3 iş günü içinde yapılması gerekmektedir. Geç bildirimler ceza almaktadır. Çözüm: Kaza meydana geldiğinde derhal bildirim sürecini başlatın.

SSS (Sıkça Sorulan Sorular)

Soru: İSG-Katip'e kaç gün içinde giriş yapmalıyım?
Cevap: İşyeri açılış tarihinden itibaren 30 gün içinde İSG-Katip'e giriş yapılması ve gerekli işlemlerin başlatılması gerekmektedir.

Soru: Birden fazla işyerim varsa hepsini aynı hesaptan yönetebilir miyim?
Cevap: Hayır, her işyeri için ayrı bir kullanıcı hesabı oluşturulması gerekmektedir. Ancak OSGB'niz tüm işyerlerinizi aynı platformdan yönetebilmektedir.

Soru: Uzman değişikliği yaptığımda ne yapmalıyım?
Cevap: Eski uzmanın görevden ayrılmasını ve yeni uzmanın atanmasını İSG-Katip üzerinden talep etmelisiniz. SGK onayı sonrası değişiklik geçerlilik kazanır.

Soru: Eğitim kayıtlarımı ne kadar süre saklamalıyım?
Cevap: Eğitim kayıtları en az 15 yıl süreyle saklanmalıdır. İSG-Katip sistemindeki kayıtlar dijital olarak muhafaza edilmektedir.

Soru: Cezalardan kaçınmak için ne yapmalıyım?
Cevap: Tüm yükümlülüklerinizi zamanında yerine getirin, kayıtlarınızı düzenli tutun ve bir OSGB ile çalışarak profesyonel destek alın.

İSG-Katip 2.0, İSG süreçlerinizi kolayca yönetmenizi sağlayan güçlü bir araçtır. Düzenli olarak sistemi kontrol etmek, yükümlülüklerinizi takip etmek ve eksiklikleri zamanında gidermek, hem yasal uyumluluğunuzu sağlayacak hem de çalışanlarınızın güvenliğini koruyacaktır. Profesyonel bir OSGB desteği almak, tüm bu süreçleri çok daha kolay ve hatasız hale getirmektedir.